Story ของงานวางระบบ

Story ของงานวางระบบ

!!! ต้นเดือนเมษายน 2559 เปิดจ็อบงานวางระบบบัญชีการเงิน สถานีบริการน้ำมัน ปตท. 

เป็นอีกหนึ่งจ๊อบแห่งความทรงจำ เป็นจ็อบที่ให้ประสบการณ์ และกลยุทธ์ในการวางระบบบัญชีที่เพิ่มขึ้น ปัญหาของลูกค้าที่เจอ...ถือว่าเป็นโจทย์หนัก ถามว่าเครียดมั้ย...ตอบเลย "เครียดมาก"  แต่ไม่เคยคิดถอยค่ะ "ณัชษวีร์" บอกตัวเองเสมอว่า "ไม่มีอะไรที่ทำไม่ได้" ทุกๆ ปัญหาที่ได้เจอ คือ โอกาสของการเรียนรู้, คนที่ไปได้ไกล คือ คนที่แก้ปัญหาได้เก่ง 

มาถึงตอนนี้ หลายๆ คนคงอยากจะรู้ว่า "โจทย์หนักของงานวางระบบในครั้งนี้คืออะไร" โจทย์หนักในครั้งนี้ คือ 

1. ลูกค้ามีปัญหาด้านการควบคุมภายในน้ำมันหล่อลื่น ซึ่งลูกค้ามีการจำหน่ายน้ำมันหล่อลื่นในปริมาณที่ค่อนข้างสูง ไม่สามารถตรวจสอบปริมาณคงเหลือจากการตรวจนับได้ว่าถูกต้องหรือไม่ กล่าวคือ น้ำมันหล่อลื่นมีการรั่วไหล แต่ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่ารั่วไหล ณ จุดไหน

2. ลูกค้ามีปัญหาด้านการควบคุมภายในลูกค้าเงินเชื่อ ลูกค้าเงินเชื่อมีจำนวน 30-40 ราย ค่อนข้างเยอะ ควบคุมได้ยาก และในแต่ละรายจะมีลักษณะพิเศษ (อันนี้ไม่สามารถอธิบายได้นะคะว่าพิเศษยังไง...อุ๊บบบบ) 

โจทย์หนักของณัชษวีร์ ยิ่งทำให้ณัชษวีร์ต้องทำงานหนักขึ้น ในการ Setup ระบบบัญชีและการเงิน โดยมุ่งเน้นการตรวจสอบและป้องกันการทุจริตที่อาจเกิดขึ้น ในแต่ละวันมีเป้าหมายชัดเจนว่าจะต้องทำอะไร ยังไง เป้าหมายของงานต้องได้แค่ไหน  เมื่อเป้าหมายในการทำงานชัดเจน "ไม่มีอะไรที่ทำไม่ได้" ณัชษวีร์ สามารถตั้งต้นระบบการทำงานทุกอย่างได้ภายใน 3 วัน 

แต่งานวางระบบมันไม่ได้ง่ายขนาดนั้นค่ะ...ตั้งต้นระบบการทำงานได้แล้ว แต่การทำงานในช่วงรอยต่อของระบบ สำหรับเคสนี้ต้องบอกเลยว่ายากมาก "ลูกหนี้การค้าของเดือนก่อน มาจ่ายชำระหนี้...จะต้องเอาเข้าระบบยังไง" เป็นเรื่องที่จะต้องคิดต่อ ซึ่งแต่ละรายมีลักษณะที่แตกต่างกัน  ไม่เป็นไรค่ะ ณัชษวีร์ไม่เคยท้ออยู่แล้ว "บางครั้งกับปัญหาที่เจอ เราต้องใจเย็นๆ รอเวลาของรอบบัญชี" เมื่อครบ 1 เดือนตามรอบบัญชี วิธีการที่หยิบมาใช้ในการวางระบบ ทำให้ปัญหาทุกอย่างของลูกค้าค่อยๆ คลี่คลายค่ะ "ณัชษวีร์ทำได้ และเป็นอีกหนึ่งความภาคภูมิใจของตัวเอง" ทำให้ยิ่งมีความมั่นใจในการแก้ปัญหาให้กับลูกค้ามากยิ่งขึ้น ในเคสต่อๆ ไป...ขอบคุณทุกๆ ปัญหา ที่่ก่อให้เกิดการเรียนรู้ไม่มีที่สิ้นสุด...

!!! ต้นเดือนกรกฎาคม 2559 เปิดจ็อบงานวางระบบบัญชีการเงิน โรงบรรจุก๊าซ ปตท.

โจทย์หนักของที่นี่ คือ การติดต่อสื่อสาร การประสานงานกับเจ้าหน้าที่ของโรงบรรจุ เจ้าหน้าที่ที่มีความเกี่ยวข้องกับการทำงาน เจ้าหน้าที่ไม่สามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการวางระบบบัญชีได้ และที่สำคัญ นอกจากที่นี่จะเป็นโรงบรรจุก๊าซแล้วยังเป็นศูนย์กลางของการสั่งซื้อน้ำมัน และก๊าซ ไปยังสถานีบริการต่างๆ ของลูกค้าอีกหลายจุด เพราะฉะนั้น การวางระบบที่นี่ จึงไม่ได้เป็นเพียงการสร้างระบบการทำงานให้กับโรงบรรจุก๊าซเท่านั้น

*** มาดูกันว่า ในเมื่อไม่มีคนบอกว่าที่นี่มีอะไร และณัชษวีร์วางระบบได้อย่างไร

ด้วยประสบการณ์ด้านการวางระบบโรงบรรจุที่ผ่านมา ทำให้ณัชษวีร์ผ่านพ้นปัญหานี้มาได้ด้วยดี เพราะเรารู้ดีว่ากระบวนการปฏิบัติงานของโรงบรรจุเป็นอย่างไร กลไกของสต็อกถัง และน้ำแก๊สเป็นอย่างไร สรุปว่าจ็อบนี้ก็ผ่านพ้นไปด้วยดี และเป็นอีกหนึ่งความภาคภูมิใจของณัชษวีร์ และทีมงาน Acc.

!!! ต้นเดือนพฤศจิกายน 2559 จนถึงปัจจุบัน....

ปัจจุบัน Acc. ได้มีโอกาสทำงานวางระบบ สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ ในที่นี้ คือ ลูกค้ามีหลายปั้ม หลายโรงบรรจุ และมีหลายบริษัท และในแต่ละบริษัทก็มีหลายสาขา ลูกค้าต้องการสร้างจุดศูนย์กลางของการควบคุมภายในทางด้านบัญชีการเงินทั้งหมด และในขณะเดียวกันมุ่งมั่นที่จะสร้างทีมงานบัญชีเพื่อปิดงบสรรพากร ให้สอดคล้องกับหลักบัญชีชุดเดียว ด้วยตนเอง

โจทย์หนักของที่นี่ ต้องบอกว่า มีมากมายหลายปัญหา แต่ก็ไม่ได้เป็นปัญหาสำหรับณัชษวีร์อยู่แล้ว "เพราะปัญหาของคุณ คือ หน้าที่ของเรา"

หลักในการวางระบบสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ระดับนี้ คือ

- ลงพื้นที่ ศึกษาถึงรูปแบบของหน้างานทุกจุด ว่าในแต่ละจุด มีรูปแบบของรายได้ และค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง

- ออกแบบโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป Express เพื่อให้สอดคล้องกับหน้างาน และให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานได้ง่าย และลดโอกาสที่จะทำให้เกิดความผิดพลาดได้อย่างสูงสุด

- ปรับเปลี่ยนรูปแบบการปฏิบัติงานที่ยังมีปัญหาต่อการควบคุมภายใน หรือยังไม่ถูกต้องตามหลักภาษีอากร

- ปิดงบการเงินประจำเดือน (งบดุล และงบกำไรขาดทุน) โดยตรวจสอบ Statement ทุกบัญชีของบริษัทอย่างละเอียด เพื่อทำให้ทราบรูปแบบของรายการเดินบัญชีเพิ่มเติม

- ปิดงบการเงินอย่างต่อเนื่องเป็นประจำทุกเดือน เพื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบ และช่วยในการบริหารงานต่อไป