เวลาที่เหมาะสมในการปิดวัน และเทคนิคการตรวจสอบยอดบัตรเครดิต

  ปิดวัน และโอนยอดบัตรเครดิต เวลาไหนถึงจะดีที่สุด?

เพื่อให้การตรวจสอบการรับโอนยอดบัตรเครดิตได้ง่าย ควรกำหนดรอบปิดวันให้สอดคล้องกับการโอนยอดบัตรเครดิตค่ะ

ปัจจุบันด้วยระบบของธนาคารซึ่งเป็นผู้ให้บริการเครื่องรูดบัตรหลักของสถานีบริการน้ำมัน จะบังคับให้ต้องโอนยอดบัตรเครดิตตอน 5 ทุ่ม หากไม่โอนยอดก็จะไม่สามารถรูดบัตรเครดิตได้ ดังนั้น เพื่อให้การตรวจสอบยอดการรับโอนยอดบัตรเครดิตได้ง่ายก็ควรจะต้องปิดวันตอน 5 ทุ่ม เช่นเดียวกันค่ะ

เมื่อกำหนดรอบปิดวัน ให้ตรงกับรอบการโอนยอดบัตรเครดิตแล้ว สิ่งสำคัญอีกอย่างคือ แคชเชียร์ จะต้องเคลียร์หน้าจ่ายในการรับชำระค่าน้ำมันให้สอดคล้องกับความเป็นจริงด้วย ซึ่งหากเป็นการรับชำระด้วยบัตรเครดิต ก็จะมีโอกาสผิดพลาดได้น้อย เพราะปัจจุบันได้มีการนำระบบ link POS มาใช้ ซึ่งช่วยลดความผิดพลาดได้มาก แต่!!! สิ่งที่ผู้ประกอบการสถานีบริการน้ำมันต้องระวัง ก็คือ กรณีรับชำระด้วยบัตรเครดิตแบบ Mannual เนื่องจากระบบ link POS ขัดข้อง ต้องตรวจสอบสลิปบัตรเครดิตให้ครบถ้วนทุกวัน เพื่อลดโอกาสการทุจริตที่อาจเกิดขึ้นในองค์กร 

    กรณีผู้ประกอบการมีสถานีบริการน้ำมันหลายสถานี สิ่งสำคัญ ผู้ประกอบการจะต้องแยกบัญชีรับโอนยอดบัตรเครดิตของแต่ละสถานีออกจากกัน หากรวมไว้ในบัญชีเดียวกันจะทำให้ตรวจสอบยอดได้ยากมากค่ะ

    เทคนิคการตรวจสอบยอดบัตรเครดิต

    1. ตรวจสอบรายการรับชำระด้วยบัตรเครดิตจาก "รายงานตราสาร/ใบปิดวัน/ใบปิดกะ" กับสลิปบัตรเครดิต จะต้องครบถ้วนตรงกัน ความครบถ้วนของสลิปบัตรเครดิตมีความสำคัญค่ะ โดยปกติธนาคารจะกำหนดให้ร้านค้ารับบัตรเก็บสลิปบัตรเครดิตไว้เป็นระยะเวลา 18 เดือนค่ะ กรณีที่ลูกค้าปฏิเสธการจ่ายเงิน/กรณีที่ได้รับโอนเงินจากธนาคารไม่ครบถ้วน ทางธนาคารจะขอให้ร้านค้าส่งหลักฐานการรูดบัตร ซึ่งก็คือ สลิปบัตรเครดิต ไปให้กับทางธนาคาร เพื่อให้ธนาคารตรวจสอบและดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปค่ะ

    2. ตรวจสอบบัญชีเงินฝากธนาคาร ว่ายอดที่รูดบัตรเครดิตในแต่ละวันได้รับโอนเงินจากธนาคารครบถ้วนไหม ซึ่งในขั้นตอนนี้ถือว่ามีความยากมากค่ะ เพราะยอดที่ทางร้านค้าได้รับโอนเงินจากธนาคารจะไม่เท่ากับยอดที่ทางร้านค้ารูดบัตรไว้ค่ะ เนื่องจาก ธนาคารจะต้องมีการหักยอดค่าธรรมเนียมการรูดบัตรและภาษีมูลค่าเพิ่มค่าธรรมเนียมไว้ด้วยค่ะ ความยาก!!! อีกอย่างก็คือ บัตรแต่ละประเภทหักค่าธรรมเนียมไม่เท่ากันค่ะ และในการรูดบัตรเครดิตทุกวัน เงินไม่ได้วิ่งเข้าบัญชี/ธนาคารเดียวค่ะ สืบเนื่องจากประเภทบัตรที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งปกติ บัตรฟลีทการ์ดของแต่ละธนาคารเงินก็จะวิ่งเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของตัวเองค่ะ นอกจากนี้ก็มีบัตรอีกหลายประเภทที่ผู้ประกอบจะต้องแยกให้ได้ว่าเงินจะวิ่งเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารไหนค่ะ  

   คำเตือน+++ จากประสบการณ์การทำบัญชีให้กับสถานีบริการน้ำมัน มีลูกค้าหลายๆ สถานีส่วนใหญ่ไม่ได้ขอรับใบกำกับภาษีค่าธรรมเนียมบัตรเครดิตมาใช้ในการจัดทำรายงานภาษีซื้อ และยื่นแบบ ภ.พ.30 ประจำเดือน จากกรณีนี้ทำให้สถานีฯ เสียประโยชน์ในเรื่องของ "ภาษีซื้อ" และค่าใช้จ่ายที่กิจการมีแต่ไม่ได้นำมาบันทึกบัญชี ซึ่งแต่ละเดือนก็ถือว่าเป็นยอดไม่น้อยเลยทีเดียวค่ะ

   วิธีการขอรับใบกำกภับภาษีค่าธรรมเนียมบัตรเครดิต > ให้ติดต่อธนาคารทุกธนาคารที่มียอดรับโอนเงินบัตรเครดิตเข้าบัญชีค่ะ ซึ่งแต่ละธนาคารจะมีวิธีในการจัดส่งใบกำกับภาษีค่าธรรมเนียมบัตรเครดิตที่แตกต่างกันออกไปค่ะ

   ขั้นตอนในการตรวจสอบในข้อ 2. ถือว่าเป็นขั้นตอนที่มีความยากที่สุด แต่หากสถานีฯ สามารถทำได้ ก็จะทำให้มั่นใจได้ว่าสถานีฯ ได้รับโอนยอดบัตรเครดิตครบถ้วน หรือหากไม่ครบถ้วนเกิดจากสาเหตุอะไร และก็จะสามารถติดตามยอดที่ไม่ได้รับโอนเงินจากธนาคารได้ค่ะ

   สิ่งที่ต้องระวัง!!! กรณีการเปลี่ยนเครื่องรูดบัตรเครดิต > อย่าลืมโอนยอดก่อนถอดเครื่องเก่าออกไปนะคะ แต่ถ้าลืมก็สามารถติดตามยอดกลับมาได้ค่ะ ถ้าสถานีฯ มีการตรวจสอบยอดรับโอนตามข้อ 2. ได้อย่างครบถ้วน และมีสลิปบัตรเครดิตครบค่ะ

>>> ลูกค้าสามารถสอบถามปัญหาเกี่ยวกับระบบบัญชีปั้มน้ำมันได้เพิ่มเติมที่ "เพจ facebook ระบบบัญชีปั้มน้ำมัน" ค่ะ     

           ***หวังเป็นอย่างยิ่งว่า ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้ประกอบการทุกท่านค่ะ***

              #รับทำบัญชีปั้มน้ำมัน #วางระบบบัญชีปั้มน้ำมัน  #อบรมบัญชีปั้มน้ำมัน

>>> หากบทความนี้ประโยชน์กับท่า รบกวนแสดงความคิดเห็นเพื่อให้กำลังใจด้วยนะคะ...ขอบคุณค่ะ